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Secretaria de Estado da Administração

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Orientações aos
Órgãos do SGDPO

Sobre a SGFPO

O (SGDPO) tem como objetivo publicar os atos oficiais do Estado, bem como assegurar a racionalização, a padronização, a identificação, a preservação, o acesso e a divulgação do patrimônio documental e arquivístico no âmbito da Administração Pública Estadual Direta e Indireta, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas e legais, garantindo o cumprimento da legislação em vigor quanto à gestão documental e à padronização dos documentos e da publicação oficial. A Gerência de Gestão Documental(GEDOC/SEA) por intermédio da Diretoria de Arquivo Público do Estado (DIAP/SEA), é um dos núcleos técnicos integrantes do Sistema Administrativo de Gestão Documental e Publicação Oficial (SGDPO). Entre suas atribuições, destaca-se a prestação de orientações técnicas para implementação da política estadual de gestão documental, coordenação dos processos de eliminação e recolhimento de documentos públicos, a organização, controle e preservação de documentos digitais e não digitais junto às Secretarias, Autarquias, Fundações, Sociedades de Economia Mista e Empresas vinculadas à administração direta e indireta do Poder Executivo Estadual.
Comissões

Permanentes -CPAD

Sobre a Comissões

As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPADs) são grupos permanentes e multidisciplinares, formados por no mínimo 5 servidores efetivos ou empregados públicos, que são responsáveis pela disseminação das políticas de gestão documental no âmbito dos órgãos setoriais e seccionais do Sistema Administrativo de Gestão Documental e Publicação Oficial (SGDPO). Dentro desse contexto, a CPAD se configura como uma extensão do Núcleo Técnico de Gestão Documental, desempenhando um papel estratégico ao coordenar e orientar ações no órgão relacionadas à gestão de documentos. Isso abrange desde a elaboração, atualização e implantação dos instrumentos de gestão documental até a tomada de decisões sobre o destino dos documentos, seja para a guarda permanente, recolhimento ao Arquivo Público, ou eliminação oficial por meio do processo de eliminação de documentos. É por meio das CPADs que os órgãos integrantes do SGDPO implementam a Política Estadual de Gestão Documental.

Mais informações sobre as atribuições da CPADs podem ser conferidas, na íntegra na IN n° 08/2024 ou no email: gedoc@sea.sc.gov.br

Clique nos links abaixo:

Tabela de Assuntos

Atividades Meio

Sobre a Tabela de Assuntos da Atividade Meio

Tabela de Assuntos é um vocabulário controlado adotado especificamente pelo Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos (SGP-e), ou seja, um conjunto organizado de termos pré-definidos ou palavras-chave, utilizados para padronizar a linguagem no contexto de operação do sistema. Esses termos facilitam a busca, organização e recuperação de informações, garantindo consistência e precisão na descrição e acesso aos recursos informacionais disponíveis. No módulo SCTD (que compõe o SGP-e), a tabela de assuntos é elaborada a partir de um vocabulário controlado estruturado por palavras-chave definidas pela CPAD do órgão, as quais são extraídas das atividades ou dos documentos do Plano de Classificação. O objetivo deste instrumento é padronizar os assuntos utilizados no cadastro dos processos e documentos dos órgãos. É importante salientar que a inclusão da tabela de assuntos no SCTD só ocorre quando o Plano de Classificação já foi devidamente aprovado pela CPGD (Comissão Permanente de Gestão Documental). Além disso, é importante ressaltar que o assunto não inclui a espécie documental em sua denominação (ex: processo, relatório, ata, ofício) e o código do assunto é gerado automaticamente pelo sistema. Relação entre Assunto e Plano de Classificação no SGP-e No SGP-e, é possível identificar a relação entre o campo Assunto e o Plano de Classificação de Documentos, tanto da área meio quanto da área finalística, da seguinte forma: Ao cadastrar um documento ou processo no sistema, é necessário preencher os campos Assunto e Classe. O código do assunto é gerado automaticamente pelo SGP-e. Já o campo Classe corresponde ao código do documento no Plano de Classificação. Essa correspondência pode ser verificada observando os últimos algarismos do código no Plano de Classificação — ele é o mesmo número que aparece na Classe no momento do cadastro.
Exemplo:
No Assunto 495 – Gestão de Documentos, existem 12 documentos vinculados. Um deles é o documento 13 – Instrução Normativa sobre Eliminação de Documentos. Ao observar o código da Classe, vemos que ele é 13, o que corresponde, no Plano de Classificação, ao código 05.01.05.01.03.013.

Clique no link abaixo:

PCD e TTD

Atividades Meio

PCD's e TTD's

Atividades Fim

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Classificação de

Documentos

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Eliminação de

Documentos

Sobre a Eliminação de Documentos

A eliminação de documentos públicos ocorre após a conclusão do processo de avaliação e seleção dos documentos por meio da aplicação da tabela de temporalidade da atividade-meio e/ou da atividade-fim do órgão. Esta ação é coordenada pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPADs) de cada órgão e supervisionadas pela GEDOC.
Para que possam ser eliminados, os documentos deverão ter cumprido seus prazos de guarda, e a destinação final deverá ser “eliminação”. Os procedimentos para efetuar a eliminação dos documentos são descritos em Instrução Normativa específica.
A eliminação deverá ser registrada no Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos – SGP-e, como processo digital com o Assunto 408 – Eliminação de Documentos e Classe 12 – Processo sobre Eliminação de Documentos. Somente após a aprovação da GEDOC e da publicação do edital de ciência de eliminação dos documentos, assegurados o prazo de até 30 dias para reclames, o Órgão poderá efetivar a eliminação.
O ato de eliminação de documentos públicos, que estejam em suporte físico (papel, microfichas, CDs), será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, com a supervisão de um dos membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Os Órgãos que ainda não possuem CPAD e/ou Planos de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos publicados, deverão constituir a Comissão e/ou elaborar os instrumentos de gestão, para que possam proceder à eliminação oficial.
Mais informações sobre o processo de Eliminação podem ser conferidas, na íntegra na Instrução Normativa n° 10/2024 ou no email: gedoc@sea.sc.gov.br
Recolhimento ao

Arquivo Público

Sobre Recolhimento ao Arquivo Público

O recolhimento é uma das etapas do processo de gestão documental e está relacionado à destinação dos documentos. É no decorrer do processo de avaliação, considerada a atividade mais estratégica da gestão documental, que são estabelecidos os critérios norteadores da guarda de documentos de valor permanente e que serão recolhidos ao Arquivo Público. A aplicação da gestão documental na máquina pública, a partir das tabelas de temporalidade dos documentos públicos, garante através das etapas de recolhimento e/ou eliminação de documentos não apenas considerável economia de recursos e celeridade das decisões e processos de trabalho, mas também, torna disponíveis documentos e informações que podem vir a constituir provas para os órgãos de controle interno e externo, para os programas de combate à corrupção e à improbidade administrativa, dentre outras finalidades. Documentos que não podem ser doados ou eliminados, pois não perdem o valor ou a validade, constituem o patrimônio documental do Estado e corroboram as ações governamentais, materializam as atividades executadas pelas instituições públicas e delineiam a memória histórica de Santa Catarina. A partir do recolhimento de documentos ao Arquivo Público, preservam-se aqueles documentos possuidores de valor probatório, informativo e de pesquisa que devem ser preservados em caráter definitivo, pois são inalienáveis e imprescritíveis. O processo de recolhimento envolve uma série de etapas que estão descritas na Instrução Normativa nº 5/2024. Informações complementares ou esclarecimentos podem ser obtidos junto à Gerência.

Clique nos links abaixo:

Perguntas

Frequentes

Abaixo, você encontrará respostas às principais dúvidas relacionadas à gestão documental e às atividades das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD).

É um instrumento que organiza os documentos em categorias, de acordo com as funções e atividades da instituição, facilitando a gestão documental e o acesso à informação.

A elaboração é uma responsabilidade conjunta da equipe de gestão documental do órgão e das comissões permanentes de avaliação de documentos, com o apoio dos agentes públicos do órgão.

As etapas incluem o levantamento das atividades da instituição, a identificação dos documentos produzidos e recebidos, a definição das classes documentais e a validação do plano com as partes interessadas.

Para classificar um novo tipo de documento, consulte a equipe de gestão documental do órgão ou a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Eles podem orientar na inclusão do novo documento no plano.

Em caso de dúvida, consulte a Tabela de Temporalidade de Documentos e o Plano de Classificação ou peça orientação à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

A uniformidade pode ser garantida através de treinamentos regulares, distribuição de manuais e diretrizes e pela supervisão contínua da equipe de gestão documental do órgão.

Alguns desafios incluem a falta de conhecimento específico, resistência à mudança e a necessidade constante de atualização do plano para refletir mudanças organizacionais

A revisão do plano deve ser feita em conjunto com a equipe de gestão documental do órgão, as comissões permanentes de avaliação de documentos e, principalmente, pela área produtora do documento.

A correta classificação pode ser assegurada através de inspeções internas regulares, treinamento contínuo dos agentes públicos e conhecimento de normas vigentes.

Nesses casos, deve-se escolher a categoria mais específica ou de maior relevância para o documento, ou consultar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos para orientação.

O plano facilita o acesso e a recuperação de documentos, reduzindo o tempo gasto na busca de informações e promovendo a transparência e eficiência administrativa.

O plano deve ser revisado periodicamente, preferencialmente a cada dois anos, ou sempre que ocorrerem mudanças significativas nas atividades da instituição.

Qualquer agente público ou membro das comissões permanentes de avaliação de documentos pode solicitar a atualização, justificando a necessidade com base em mudanças organizacionais ou legais.

Os critérios incluem a relevância e a frequência dos documentos, mudanças nas atividades institucionais, novas legislações e feedback dos usuários.

Sim, a revisão e atualização devem seguir um procedimento padrão que inclui a consulta aos documentos atuais, avaliação das mudanças organizacionais, e validação com todas as partes interessadas.

É um instrumento que estabelece prazos de guarda e destinação final (eliminação ou guarda permanente) para os documentos, de acordo com seu valor administrativo, legal e histórico.

Os documentos devem ser classificados conforme o Plano de Classificação e, em seguida, aplicar-se os prazos de guarda estabelecidos na Tabela de Temporalidade, seguindo os
procedimentos definidos.

Os documentos devem ser avaliados para determinar sua destinação final. Documentos de valor permanente devem ser preservados e recolhidos ao Arquivo Público do Estado de SC, enquanto os demais podem ser eliminados de forma segura, seguindo os procedimentos estabelecidos na Instrução Normativa de Eliminação.

As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD) são responsáveis por orientar, avaliar e selecionar os documentos produzidos e recebidos pelos órgãos, garantindo a aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade, além de aprovar a eliminação de documentos e garantir o cumprimento das normas vigentes.

Através de treinamentos regulares, auditorias internas, revisão de procedimentos e consulta a especialistas em gestão documental.

Alguns desafios incluem a falta de conhecimento específico, a resistência à mudança, a atualização constante de normas e a adequação às tecnologias de informação.

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Contato da Orientações aos

Órgãos do SGDPO

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    das 8h às 19h de Segunda a Sexta

  • Telefone:

    +55 (48) 3665-1591

  • E-mail:

    sgdpo@sea.sc.gov.br